Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu
“Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam
bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani
dengan sebaik-baiknya.
Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2
pengertian yaitu :
1.
Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno
Handayaningrat mengatakan“Administrasi secara sempit berasal
dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi
kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda
dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).Dari
definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan
kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk
menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika
dibutuhkan.
2.
Administrasi dalam arti luas. Menurut The
Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah
serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat
disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya
kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang
P. Siagian mengemukakan“Administrasi adalah keseluruhan proses
kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3).
Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa
administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam
suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai
tujuan.
Penjelasan di atas
adalah definisi administrasi dalam arti sempit yang masih banyak ditemukan
dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah koran/majalah/tabloid
membubuhkan alamatnya dengan “Kantor redaksi Administrasi”. Yang
dimaksud oleh lembaga pers di atas lak lain adalah tata usaha. Definisi
administrasi terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan keuangan. Misalnya
seorang pegawai kantor berucap “bereskan dulu urusan administrasimu” yang
dimaksud dengan administrasi oleh si pegawai adalah keuangan. –
Definisi administrasi
secara luas adalah :
1. Suatu proses yang
pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok. negara atau swasta, militer
atau sipil, besar atau kecil dan sebagainya.
2.
Perencanaan, pengorganisasian, memberikan
komando, koordinasi dan mengadakan pengawasan.
3. Kegiatan suatu
kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyeiesaikan tujuan bersama.
4. Bimbingan.
kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu terhadap
tercapainya tujuan bersama.
1. Bekerja menurut tata tertib tata usaha.
2. Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan
atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
B. UNSUR-UNSUR
ADMINISTRASI
Tampaknya terjadi
kontradeksi dalam pengertian administrasi tersebut, tetapi dari uraian-uraian
itu dapat ditarik kesimpulan makna yang terkandung dalam administrasi, yaitu :
1. Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau
lebih.
2. Adanya organisasi atau wadah kerjasama.
3. Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.
4. Adanya tujuan.
5. Peralatan dan perlengkapan.
C. MACAM-MACAM
ADMINISTRASI
Dari segi
perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas dua bagian besar, yaitu
administasi negara dan niaga.Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan
yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha
mencapai tujuan negara.
Administrasi niaga
ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan/atau jasa sampai
tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.
D. DEFINISI MANAJEMEN
Definisi manajemen
dapat diartikan sebagai berikut:
1. Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran tertentu.
2. Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka
pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
3. Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan fasilitas
dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Memahami
berbagai definisi manajemen tersebut dapat ditaril( kesimpulan bahwa pada
pokoknya manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan
tertentu melalui kerjasama dengan orang lain. Dan dapat pula dikatakan bahwa
manajemen merupakan inti daripada administrasi, karena memang manajemen
merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi. Dengan perkataan lain
dikatakan bahwa administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya
kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan.
Apabila dilihat dari
segi fungsional administrasi mempunyai dua tugas utama, yakni:
1. Menentukan tujuan
menyeluruh yang hendak dicapai.
2. Menentukan
kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.
Sebaliknya manajemen
pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua kegiatan-kegiatan yang perlu
dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan
umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Ungkapan tersebut jelas
menunjukan bahwa administrasi lebih luas dari pada manajemen.
E. HUBUNGAN ANTARA
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Sebagaimana telah
diuraikan di atas, administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan
baik sehingga tujuan yang dikehendaki dapat
tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan
masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang
menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen
ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai
suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi administrasi
adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja.
Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh
orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan.
Keterkaitan di atas
dapat dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—seandainya pembaca akan membeli
buah rambutan. Pertama kali yang terlihat adalah kulit luar yang berwama hijau
atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati daging rambutan yang berwarna
putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan terlihat intinya yang disebut
biji rambutan.
Demikian pula
manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya yaitu “Admmistnisi” Kedua
dagingnya yaitu “manajemen” selanjutnya adalah bijinya yaitu “kepemimpinan”
F. FUNGSI-FUNGSI
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Telah diketahui bahwa
pada dasamya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan
merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam
batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan.
Dalam proses
pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang
harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan
sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini para sarjana
belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi dan
manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang
dipergunakan.
Menurut Prof
Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi
managerial” dan “Filsafat Administrasi” rimgsi-fungsi
administrasi dan manajemen itu ialah :
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian Motivasi (Motivating)
4. Pengawasan (Controling)
5. Penilaian (Evaluating)
Fungsi-fungsi tersebut
mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk
menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya
organisasi.
A. Perencanaan
(Planning)
Planning dapat
didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang
tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka
pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.
Pengertian tersebut
menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang
pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha oencapain tujuan.
Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar dan titik tolak
dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.
Salah satu cara yang
paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan mengatakan
bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap enam
pertanyaan. yaitu :
a.
What(Apa)
d. How (Bagaimana)
b. Where (Dimana)
e. Who (Siapa)
c. When
(Kapan)
f. Why (Mengapa)
Pertanyaan tersebut
menjadi:
1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya ?
2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak
bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat
sumber tenaga kerja.
3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa
dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan
waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.
4. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah
tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem
dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian
laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
5. Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam
rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
6. Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan
ini ialah pertanyaan “mengapa”.Terpenting karena pertanyaan ini
ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan
dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam
pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.
B. pengorganisasian
(Organizing)
Pengorganisasian ialah
keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi
yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan.
Definisi
tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian
merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun
sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila
pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai
fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu
bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang
dapat digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.
Organisasi sebagai
alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa bergerak
tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas kemampuan
manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang telah
ditetapkan.
C. Penggerakan
(Motivating)
Penggerakan ialah
keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikan rupa
sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi
dengan efisien dan ekonomis.
“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di
tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan,
instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
Pelaksanaan fungsi “Motivating” dalam
organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai
berikut:
1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.
2. Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan
tersebut.
3. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
4. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang
diperlukan.
5. Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
6. Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan teguran
serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.
7. Yakinkan setiap
orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang
tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.
D. Pengawasan
(Controling)
Pengawasan ialah
proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas
terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan
pengawasan.
Artinya bahwa
perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama. Jelas
bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada
pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan
akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau
penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.
Jelaslah kiranya bahwa
pengawasan sangat menentukan peranannya dalam usaha pencapaian tujuan. Secara
filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan karena manusia
bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan
dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi
untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk
diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa
seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan
yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja
setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki
kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak
mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang
lain.
Jika seorang bawahan
selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan, maka bawahan
tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap tindakannya ia akan selalu
dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai prakarsa,
mengambil keputusan
dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh
terjadi.
Kendati demikian perlu
diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan
tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak
punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus
menerus berbuat kesalahan yang sama.
Proses pengawasan pada
dasamya dilaksanakan oleh administrasi , manajemen dengan mempergunakan dua
macam teknik, yakni:
1 pengawasan langsung (direct
control)
2 pengawasan tidak
langsung (indirect control)
Yang dimaksud
pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri
pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara pengawasan tidak
langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui
laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat berbentuk
tertulis dan lisan.
Kelemahan daripada
pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para bawahan hanya melaporkan
hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan menuntut
bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif maupun
negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan, pimpinan
tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya dia akan mengambil
kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan yang salah.
Kesimpulannya ialah
bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya bergantung
kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak langsung tidak cukup. Adalah
bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung
dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu.
E. Penilaian
(evaluating)
Penilaian adalah
proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai
dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.
Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:
•• Penilaian ditujukan
kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase itu seluruhnya selesai
dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan kepada fase yang masih
dalam proses pelaksanaan.
Penilaian bersifat
korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi
sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah selesai, akan
tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus diketemukan
kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai.
Juga harus diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau
penyelewengan-penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi,
harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga
harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.
0 Komentar