ASAS-ASAS KEARSIPAN

Asas kearsipan adalah sistem penempatan kegiatan kearsipan di dalam suatu perusahaan. Asas Kearsipan ada 3,yaitu :

1. Asas Sentralisasi : Yaitu sistem penempatan kegiatan kearsipan dijadikan satu tempat (terpusat). Sehingga dalam satu kantor hanya terdapat satu ruang kearsipan saja yang mengendalikan seluruh kegiatan kearsipan di dalamnya.

Kelebihan sistem ini yaitu :

- Lebih mudah dalam pengendalian kearsipan, karena terdapat dalam satu tempat.
- Hemat keuangan perusahaan, untuk menyediakan peralatan maupun pegawai kearsipan.
- Hemat ruangan yang digunakan

Kekurangan sistem ini yaitu :

- Menyulitkan bila keadaan mendesak memerlukan suatu dokumen, harus mencari dulu di pusat yang menyimpan begitu banyak arsip dari semua departemen.

- Lebih lama dalam pencarian karena tenaga kearsipan melayani semua yang memerlukan dokumen.

2. Asas Desentralisasi : Yaitu sistem penempatan kegiatan kearsipan diadakan di setiap bagian atau departemen. Sehingga masing-masing bagian memiliki sistem dan tempat kearsipan masing-masing.
Kelebihan sistem ini yaitu :

- Memudahkan bila keadaan mendesak saat memerlukan suatu dokumen, karena di masing-masing bagian penempatnnya.

- Lebih cepat dalam pencarian karena ada tenaga kearsipan yang melayani di setiap bagian.

Kekurangan sistem ini yaitu :

- Perusahaan sulit untuk mengendalikan seluruh dokumen dalam perusahaan atau kantor karena dokumen tersebar dalam setiap bagian.

- Boros keuangan perusahaan untuk menyediakan peralatan dan pegawai di setiap bagiannya.
- Boros ruangan yang digunakan untuk ruang kearsipan di setiap bagian.

3. Asas Kombinasi : Yaitu sistem penempatan kearsipan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi. Penerapannya disesuaikan dengan kondisi yang dibutuhkan dalam kantor saat itu. Sehingga kegiatannya fleksibel.