1. Map Gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif.
Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus.
Disebut
map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map
pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut
dengan hanging map. Map ini dapat
digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.
Map
gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi
sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini
dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan.
Di
dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian,
terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.
.
2. Filing cabinet, adalah semacam
almari bersusun. Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada ujung atas laci
tersebut terdapat hanger atau
penggantung untuk menggantungkan map gantung. Pada umumnya filing cabinet
terbuat dari bahan metal
3. Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub pola klasifikasi
arsip. Guide juga dapat digunakan sebagai penyekat antara arsip dalam satu
folder. Guide dilengkapi dengan tab, sehingga memudahkan dalam membaca judul
naskah yang terdapat di dalam folder.
Pada
umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan
juga menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.
4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi yang
digunakan. Folder terbuat dari kertas. Folder digunakan untuk menyimpan arsip,
yang kemudian folder tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder
dapat diisi dengan beberapa sub pola klasifikasi, yang dipisahkan dengan
guide.
B
5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip inaktif dan arsip statis.
Boks terbuat dari bahan kertas kantor. Boks berbentuki balok dan dirancang
sedemikian rupa sehingga dalam merangkai boks tidak memerlukan perekat (lem).
Boks arsip digunaka untuk menyimpan berkas ukuran kertas folio.
1.
6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis berbahan metal. Alat ini
terdiri dari almari-almari berjajar yang dapat digeser. Untuk menggeser almari,
pada bagian bawahnya terdapat lintasan rel.
Roll
o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah
roll o pact mampu menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena
selain mampu menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang
karena dapat disatukan dan dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini
memiliki daya tahan cukup lama dan mudah dibersihkan.
beberapa
contoh peralatan kearsipan. Berikut penjelasan secara teori dan gambarnya:
1.
FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat
persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet,
yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing
cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk
menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk
laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari
5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal
yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat
dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang
sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi
lateral
filing cabinet
filing
cabinet
2.
Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang
terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau
jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya
kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat
lemari
arsip
lemari
arsip
3.
Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang
memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide.
Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.
folder
folder
4.
Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari
karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau
penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua,
yaitu guide besardan guide kecil.
guide
guide
Ada
3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder
lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan
kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada
tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh beberapa
perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan
digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio. Guide kecil
guide
kecil
Guide
ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak
kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran
15 x 10 cm.
5.
Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan
lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map,
snelhechter, hanging map (map gantung).
Jenis-Jenis
Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya
terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat
dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari
kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas
tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat
dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa jepitan yang digantung
pada gawang filing cabinet.
brief
ordner
stopmap/stofmap
map
gantung
6.
Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan
surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder
masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin
rak
sortir
7.
Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai
fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks
biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks.
Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
kartu
indeks
8.
PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana
penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu
arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan
arsip atau warkat tersebut.
Ada
satu tambahan lagi mengenai peralatan kearsipan, karena ini tak kalah penting.
Hubungannya adalah dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor
mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai
nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan.
Alat tersebut adalah:
9.
Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder
paper
shredder
usb-paper-shredder
mesin
penghancur dokumen
0 Komentar