A. Gambaran
Umum
Jenis surat meliputi:
1. Surat
dinas, yaitu surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi
pemerintah.
2. Nota dinas, adalah surat yang dibuat
atasan kepada bawahan atau dari bawahan
kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan atau pesan singkat
tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
3. Memo, adalah catatan singkat yang
diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan
kedinasan
4. Surat pengantar, adalah surat yang
ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat,
dokumen, barang, dan atau bahan lain yang dikirim.
5. Surat edaran, adalah surat yang
berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan atau peraturan perundang-undangan
dan/atau perintah.
6. Surat undangan, adalah surat
pemberitahuan kepada sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan
tempat yang sudah ditentukan
7. Surat tugas, adalah surat yang
berisi penugasan dari pejabat yang berwenang pada seseorang untuk melaksanakan
suatu kegiatan
8. Surat kuasa, adalah surat yang
berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan
atas nama pemberi kuasa
9. Surat pengumuman, adalah surat yang
berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan kepada para pegawai
atau masyarakat umum
10. Surat pernyataan, adalah surat yang
menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan
tersebut.
11. Surat keterangan, adalah surat yang
berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan
12. Berita acara, adalah surat yang
berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai suatu kejadian,
tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau
peristiwa tersebut.
B. Sifat
dan Derajat Surat
1. Sifat surat terdiri atas:
a. Surat sangat rahasia, yaitu surat
yang informasinya membutuhkan pengamanan tertinggi dan berhubungan erat dengan
keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak
menerimanya.
b. Surat rahasia, yaitusurat yang informasinya membutuhkan
pengamanan khusus dan berhubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya
diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
c. Surat terbatas, adalah surat yang
informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas
khusus kedinasan serta hanya diketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang
ditunjuk.
d. Surat biasa, adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan
khusus
2. Derajat surat terdiri atas:
a. Kilat atau sangat segera, adalah
surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan penyelesaiannya
harus dilakukan pada kesempatan pertama
b. Segera, adalah derajat surat yang
isinya harus segera diketahui dan ditanggapi oleh penerima surat
c. Biasa, adalah derajat surat yang
penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.
C. Pengurusan
Surat Masuk
Pengurusan naskah dinas masuk
meliputi tahapan:
1.
penerimaan,
Tahapan penerimaan naskah dinas
dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan naskah dinas, penandatanganan bukti
penerimaan, penyortiran, pembukaan, dan pemberian cap penerimaan pada halaman
belakang naskah dinas.
2.
pengarahan,
Tahapan pengarahan naskah dinas
dilakukan dengan cara mempelajari isi naskah dinas untuk menentukan unit
pengolah, kualitas isi naskah dinas penting atau biasa, indeks, kode
klasifikasi dan keterkaitan dengan naskah dinas atau arsip lain, serta
menuliskan hasil arahan dengan menggunakan pensil pada pojok kanan atas naskah
dinas.
3.
pencatatan,
Tahapan pencatatan naskah dinas
dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya
meliputi asal naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi,
serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.
4.
pendistribusian,
Tahapan pendistribusian naskah dinas
dilakukan dengan cara terlebih dahulu mencatat pada lembar distribusi atau
ekspedisi naskah dinas kemudian mendistribusikan naskah dinas sesuai dengan
unit pengolah naskah dinas.
5.
pengendalian.
Tahapan pengendalian naskah dinas
dilakukan dengan cara memeriksa aliran naskah dinas dari unit pengolah yang
satu ke pengolah lainnya sampai dengan proses penyelesaian isi naskah dinas
sehingga menjadi berkas kerja yang lengkap.
D. Pengurusan
Surat Keluar
1. Pengurusan
naskah dinas keluar meliputi tahapan:
2. pembuatan
konsep,
3. pengetikan,
4. penandatanganan,
5. penomoran,
Ketentuan
mengenai pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, dan penomoran
sebagaimana dimaksud pada dibuat sesuai dengan kaidah tata naskah dinas.
6. pencatatan,
Tahapan pencatatan naskah dinas
dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya
meliputi tujuan naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi,
serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.
7. pengiriman.
Tahapan pengiriman naskah dinas
dilakukan melalui pos, menggunakan mesin faksimili, kurir/caraka atau cara
lain.
0 Komentar