Penyusutan
Arsip
A. Gambaran
Umum
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan
penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi.
B.
Tahapan Penyusutan Arsip
1.
Pembuatan
Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
Pembuatan
daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian
dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri arsip
tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang
kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.
2.
Pemindahan
arsip inaktif ke unit kearsipan
Arsip-arsip
inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke Pusat
Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan
hal-hal seperti berikut:
a.
Pemeriksaan
Pemeriksaan
dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan arsipnya untuk mengetahui
apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar aktif atau belum.
Di
dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file
menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.
Contohnya
berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar dapat digabungkan
menjadi satu seri arsip cuti.
b.
Pemindahan
Arsip
Hasil
pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar
pembuatan berita acara pemindahan arsip.
Pemindahan
arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang menjamin keamanan informasi
dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun dalam proses penyerahan.
c.
Penataan
Arsip
Arsip
yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola
sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan
masuk/Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip
sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit pengolah
yang bersangkutan.
d.
Pembuatan
Berita Acara Pemindahan Arsip
Mengingat
pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari
satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab,
maka diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan
dalam bentuk Berita Acara Pemindahan
Arsip.
e.
Pelaksanaan
Pemindahan
Pemindahan
arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu
instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh atau lokasi kantor
berjauhan dengan pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka diperlukan sarana
transportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip
tidak menimbulkan kerusakan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya.unit
kerja yang di tunjuk untuk itu.
3.
Penyerahan
arsip
Arsip
yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Pelaksanaannya
dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus
memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
Arsip
yang bernilaiguna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi vertikal
di Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan Kearsipan
Propinsi untuk Dati I yang bersangkutan dan kepada Kantor Kearsipan
Kota/Kabupaten untuk masing-masing Dati II yang bersangkutan.
Pelaksanaannya
dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasika dengan Badan Kearsipan
Propinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau menyangkut kasus yang
penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib dikonsultasikan dengan
Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip
statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Pelaksanaannya
dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan dengan arsip perguruan
tinggi yang bersangkutan.
4.
Pemusnahan
arsip
Pemusnahan
arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip
melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat
dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang
berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak
dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut
kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil
apapun.
Di
dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak
boleh diabaikan, seperti :
a.
Pemeriksaan
Pemeriksaan
dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah
habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman
kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
b.
Pendaftaran
Arsip-arsip
yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat
daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip
yang akan dimusnahkan.
c.
Pembentukan
Panitia Pemusnahan
Jika
arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka
perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki
retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup
dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia
pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit
pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta
unit-unit lain yang terkait.
d.
Penilaian,
Persetujuan dan Pengesahan
Setiap
menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.
Hasil
penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan
harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan
ketentuan hokum yang berlaku.
e.
Pembuatan
Berita Acara
Berita
acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang
sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan
Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan
pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti
arsip yang dimusnahkan.
Daftar Referensi
1. UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Keputusan
Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
3. Keputusan
Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi
Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta
4. Permendiknas
No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas
5. Keputusan
Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis
6. PP
No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
0 Komentar