A. Gambaran
Umum
Arsip
sebagai bukti transaksi kegiatan organisasi akan menumpuk sejalan dengan
bergeraknya roda organisasi. Jika organisasi berhenti atau tidak aktif maka
akumulasi arsipnya pun tidak akan tumbuh. Untuk mengelola arsip yang tercipta
diperlukan pemahaman terhadap khasanah arsip dan organisasi penciptanya, atau
fungsi organisasinya. Dengan demikian akan membuat pemahaman arsip yang
dimiliki suatu lembaga tertentu akan menjadi lebih mendekati kesempurnaan.
Penilaian
arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip
dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik
fisik/nilai intristiknya yang dilakukan melalui langkahlangkah teknis
pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.
Menilai
arsip merupakan kegiatan yang bermuatan wawasan keilmuan, baik mengenai administrasi
manajemen informasi maupun sejarah. Diperlukan pemahaman secara baik terhadap
berbagai fungsi dalam suatu struktur organisasi dan bagaimana dari
fungsi-fungsi tersebut berjalan sehinggatercipta arsip dan arsip bukti
pelaksanaan kegiatan itu untuk kepentingan operasional atau untuk melestarikan
bukti pertanggungjawaban nasional atau bukti sejarah.
Penilaian
mencakup fungsinya dalam penyelesaian kegiatan, kualitas informasinya,
pertimbangan biaya penyimpanannya dan implikasinya terhadap kebijakan instansi/lembaga
pencipta arsip yang bersangkutan.
Konsep
yang mendasari penilaian arsip adalah nilaiguna arsip. Nilaiguna tersebut
ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta, baik oleh
instansi penciptanya maupun oleh negara, sehingga dilakukan pemisahan antara
nilaiguna primer dengan nilaiguna sekunder.
B. Nilai
Guna Arsip
Nilai
Guna Arsip mencakup hal-hal berikut:
1. Nilaiguna Primer
Arsip
bernilaiguna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dilihat dari kepentingan
instansi/perusahaan pencipta arsip
Nilai
guna primer mencakup:
a. Nilai guna administrasi;
adalah
nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan
tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi pencipta.
b. Nilai guna hukum;
Nilaiguna
hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti
kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga
negara dan pemerintah.
c. Nilai guna fiskal/keuangan;
Nilai
guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana
uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan.
Dengan
kata lain nilai guna fiskal tidak hanya bertalian dengan transaksi keuangan.
Arsip jenis ini dapat saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran
direncanakan. Dapat juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban
keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan
sebagaimana.
Nilaiguna
fiskal akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai dipertanggungjawabkan.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi.
Nilaiguna
ilmiah dan teknologi adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau
penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder
Arsip
yang bernilaiguna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip
bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga
lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
Nilai
guna sekunder mencakup:
a.
Nilaiguna
Evidential
Nilai
guna keberadaan (evidential) terdiri dari jenis-jenis yang berisikan
bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi
intelektual di instansi yang bersangkutan.
b.
Nilaiguna
Informasional
Nilaiguna
informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arisp itu bagi
kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait
dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.
c.
Nilaiguna
Intrinsik
Nilaiguna
intrinsik adalah nilai yang melekat (inherent) pada karakteristik
dokumen karena beberapa factor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi,
pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda
tangan, cap atau stempel yang melekat.
C. Tahap-tahap Penilaian
Untuk
dapat melakukan penilaian arsip, secara teknis harus melalui langkah-langkah
berikut :
1. Cermati unit-unit kerja dalam
struktur organisais instansi yang bersangkutan.
2. Cermati butir-butir fungsi pada
masing-masing unit kerja dalam struktur organisasi.
3. Konversikan setiap butir fungsi
tersebut ke dalam pokok masalah yang mendasari seri arsip. Untuk butir fungsi
yang sama akan mencerminkan pokok masalah/seri yang sama
4. meskipun dari unit kerja yang
berlainan.
5. Cermati jenis-jenis kegiatan dalam
setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi pada tingkat
kegiatan yang tercermin dalam bentuk berkas/file.
6. Cermati jenis-jenis transaksi untuk
setiap kegiatan untukmenentukan pengelompokan informasi pada setiap butir
informasi yang tercermin dalam folder/naskah.
7. Himpun folder atau naskah
yang berasal dari kegiatan yang sama dalam berkas dan himpun berkas dari
kegiatan dalam butir fungsi yang sama kedalam seri arsip.
8. Lakukan penilaian dari aspek fungsi
untuk setiap seri asrip untuk menetukan apakah seri arsip tersebut masih aktif
atau sudah inaktif.
9. Lakukan penilaian dari aspek
informasinya untuk ssetiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui apakah
arsip harus dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu/harus dilestarikan
sebagia arsip bernilaiguna permanen karena memiliki nilaiguna pertanggungjawaban
nasional.
10. Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilaiguna permanen
tersebut masih operasional sehingga harus disimpan di instansi yang
bersangkutan atau harus diserahkan ke ANRI, sebagai arsip statis karena sudah
tidak operasional lagi.
11. Lakukan langkah-langkah prosedural sesuai ketentuan hukum
yang berlaku untuk kepentingan pemusnahan kembali atau penyerahan ke ANRI.
Secara
rinci proses penilaian dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1. Deskripsikan setiap folder/naskah yang
sekurangkurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi,
isi informasi, dan kurun waktu transaksi.
2. .Himpun kartu
deskripsi/folder/naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas.
3. Himpun berkas dalam satu seri arsip.
4. Lakukan penilaian untuk tiap seri,
baik dari aspek fungsi maupun informasinya.
0 Komentar